CAD電子文件歸檔的問(wèn)題與對(duì)策

2013-05-25 by:廣州有限元分析、培訓(xùn)中心-1CAE.COM 來(lái)源:仿真在線

問(wèn)題及原因

隨著辦公自動(dòng)化程度的不斷提高,許多科研、設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、實(shí)驗(yàn)機(jī)構(gòu),甚至業(yè)務(wù)管理部門(mén)利用CAD(計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì))出圖,有的CAD 出圖率高達(dá)100%。這不僅改變了手寫(xiě)筆畫(huà)的傳統(tǒng)方式,大大提高了設(shè)計(jì)工作效率,而且使CAD電子文件得到了重復(fù)利用,產(chǎn)生了顯著效益。據(jù)《清華大學(xué)自動(dòng)輸人及管理系統(tǒng)TH-DAIMS使用指南》統(tǒng)計(jì),在進(jìn)行系列產(chǎn)品設(shè)計(jì)時(shí),新型號(hào)圖紙80%可以采用同一系列原圖圖紙,無(wú)須任何修改;而20%需要修改的圖紙中,也只要做局部修改。因?yàn)榭梢灾貜?fù)利用,由電子文件轉(zhuǎn)化而成的電子檔案身價(jià)倍增,給設(shè)計(jì)帶來(lái)極大的方便,節(jié)省大量人財(cái)物力。所以CAD電子文件的歸檔與管理變得意義重大,一些科研、設(shè)計(jì)院(所)十分重視電子文件的管理。但也有一部分單位只重視紙質(zhì)文件,CAD 電子文件散落在設(shè)計(jì)人員手中,處于自生自滅狀態(tài)。或者電子文件雖然簡(jiǎn)單收集在一起,沒(méi)有進(jìn)行科學(xué)整理,隨著時(shí)間的推移,電子文件逐漸丟失,甚至隨意修改。也有的雖然歸了檔,但歸檔質(zhì)量較差,種類(lèi)不齊全,內(nèi)容不準(zhǔn)確,失去利用價(jià)值。

問(wèn)題產(chǎn)生的原因

一、思想認(rèn)識(shí)不統(tǒng)一。在有的領(lǐng)導(dǎo)心目中,現(xiàn)在使用CAD比以前效率高得多,只要各專(zhuān)業(yè)科室能夠及時(shí)拿出設(shè)計(jì)圖紙就萬(wàn)事大吉。還有的認(rèn)為,搞電子文件歸檔需要硬件、軟件投人,舍不得花錢(qián)。其實(shí),資金花在電子文件歸檔、管理上,產(chǎn)出效益是投人的幾十倍甚至上百倍。也有技術(shù)人員認(rèn)為自己辛辛苦苦搞出的設(shè)計(jì),電子文件歸檔后為他人所用,自己栽樹(shù)他人乘涼于心不甘,于是以保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)為由不愿將自己的設(shè)計(jì)成果拿出來(lái),對(duì)歸檔工作消極應(yīng)付。

二、貫徹標(biāo)準(zhǔn)欠力度。早在上世紀(jì)末,國(guó)家檔案局就組織專(zhuān)家研制了《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》,于1999年作為國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)頒布(GB/T17678.1-19,GB/T17678.2-199),該標(biāo)準(zhǔn)對(duì)CAD生成的電子文件收集、積累、整理、鑒定、歸檔與檔案管理,采用光盤(pán)的存貯方法與格式作出了具體規(guī)定。這是目前CAD電子文件歸檔與管理的最高規(guī)范,是我們做好這項(xiàng)工作的依據(jù)。但由于CAD電子文件只涉及到設(shè)計(jì)、科研與有關(guān)管理部門(mén),有的地方檔案行政管理部門(mén)對(duì)這種特殊的電子文件的管理還沒(méi)有排上隊(duì),缺乏有效的監(jiān)督與指導(dǎo)。在設(shè)計(jì)、科研等部門(mén),也把這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)僅僅當(dāng)作一個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)的要求,沒(méi)有認(rèn)真組織學(xué)習(xí)與貫徹。加上CAD電子文件的歸檔,涉及的管理制度與技術(shù)環(huán)境較復(fù)雜,歸檔與管理的要求執(zhí)行起來(lái)常常難以到位。

三、硬件軟件跟不上。一些設(shè)計(jì)部門(mén)只給設(shè)計(jì)人員配備了計(jì)算機(jī)與相關(guān)軟件,而檔案室條件十分簡(jiǎn)陋,只有傳統(tǒng)的手工作業(yè)條件。也由于沒(méi)有開(kāi)發(fā)圖檔管理系統(tǒng),不能設(shè)定閱讀權(quán)限,不能有效提供利用,一些設(shè)計(jì)人員感到電子文件自己保存更加保險(xiǎn),用起來(lái)更方便,不愿意歸檔。從檔案隊(duì)伍來(lái)看,新知識(shí)新技能跟不上,某些設(shè)計(jì)單位檔案人員大都是一些長(zhǎng)期從事檔案工作的老同志,對(duì)紙質(zhì)檔案的管理駕輕就熟,但對(duì)電子文件的歸檔與管理缺乏知識(shí)與經(jīng)驗(yàn),無(wú)法對(duì)CAD電子文件的形成、積累與整理、歸檔進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督。

對(duì)策與建議

一、認(rèn)真貫徹標(biāo)準(zhǔn),完善管理職能

沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)與制度的制約,任何工作都會(huì)帶有隨意性。電子文件收集歸檔,也必須依靠標(biāo)準(zhǔn)與制度來(lái)約束。要組織設(shè)計(jì)部門(mén)所有專(zhuān)業(yè)人員、管理人員認(rèn)真學(xué)習(xí)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)(CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》,將電子文件歸檔與管理工作納人本單位的管理制度,納人專(zhuān)業(yè)技術(shù)崗位操作規(guī)程,尤其是要明確電子文件歸檔實(shí)行項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制,規(guī)定電子文件由文件形成的業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)收集積累、整理歸檔,并指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)。檔案部門(mén)負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)。在布置、檢查、總結(jié)、考核工作的同時(shí),要布置、檢查、總結(jié)、考核電子文件的歸檔工作。

二、實(shí)行全程管理,加強(qiáng)前端控制

電子文件歸檔與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件不同,紙質(zhì)文件可以不管形成過(guò)程中的具體細(xì)節(jié),只要根據(jù)文件的保存價(jià)值,在文件處理完畢后對(duì)其進(jìn)行收集、整理、歸檔即可。但CAD電子文件必須在形成之前,確定標(biāo)準(zhǔn)的文件格式與操作程序,否則,由于文件格式不同,給歸檔與管理帶來(lái)不便,存儲(chǔ)CAD電子文件的光盤(pán)無(wú)法利用。所以從工程項(xiàng)目立項(xiàng)、設(shè)計(jì)文件形成之時(shí)起,檔案管理人員就要介人,進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。

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